IA pour le secrétariat et la gestion administrative en 7 heures

Formation destinée uniquement aux entreprises et non financée par CPF.
Programme = 7 heures de formation au TOTAL.

La formation suit le traitement d’une demande administrative, de sa réception à son suivi. Vous apprenez à transformer des informations dispersées en documents exploitables, en vérifiant les dates, les destinataires et les actions à mener.

• Identifier les étapes d’une tâche administrative pouvant être assistées par l’IA.
• Rédiger des réponses et des relances adaptées au contexte.
• Transformer des notes en compte rendu et en tableau des actions.
• Documenter une procédure tout en contrôlant les informations sensibles.

Module 1 - Choisir les usages et préparer les données (45 min)
Positionnement, prise en main, limites et constitution d’un dossier fictif exploitable.

Module 2 - Rédiger les courriels et les relances (1 h 15)
Atelier sur une demande incomplète, une confirmation et une relance ; conserver un ton professionnel.

Module 3 - Construire un compte rendu fiable (1 h 15)
À partir de notes écrites, distinguer décisions, propositions, responsables et échéances ; contrôler les attributions.

Module 4 - Organiser les pièces et les échéances (1 h 15)
Extraire les éléments d’un dossier, repérer les informations absentes et créer un tableau de suivi.

Module 5 - Formaliser une procédure de travail (1 h 30)
Décrire un processus, créer une liste de contrôle et tester la procédure sur une nouvelle situation.

Module 6 - Traiter un dossier en autonomie (1 h)
Cas final de 45 minutes puis quiz et retour de 15 minutes ; vérifier les erreurs et les données à protéger.

Mise en situation finale
À partir d’une boîte de réception fictive et de notes de réunion, produire deux projets de courriel, un compte rendu et un tableau de suivi. Tous les envois restent simulés.

Documents réalisés
Modèles de courriels, compte rendu corrigé, tableau des échéances et procédure administrative.

Organisation et accompagnement
Formation de 7 heures en français, à distance en classe virtuelle avec un formateur. Organisation possible sur une journée ou deux demi-journées de 3 h 30. Les pauses sont exclues du volume pédagogique. Démonstrations courtes, exercices guidés, travail individuel sur dossiers fictifs et corrections commentées. Les supports, consignes et productions sont regroupés dans Moodle ; Cockpit permet de retrouver les accès et les informations de suivi.

Évaluation
Positionnement initial, exercices corrigés, quiz final de 10 questions (repère de réussite : 7/10) et mise en situation notée sur 20 (repère : 14/20). Critères : adéquation au besoin, exactitude et traçabilité, contrôle des données, qualité du livrable et explication de la méthode. Correction commentée et attestation de fin de formation avec bilan des acquis.

Outils et accès
Assistant IA, traitement de texte et tableur. Les courriels sont préparés dans des documents, sans connexion à une messagerie réelle. Ordinateur, connexion stable et microphone nécessaires. Comptes et licences précisés avant inscription ; toute licence payante et sa prise en charge figurent au devis.

Admission et accessibilité
Positionnement avant inscription. Dates, délai d'accès, effectif et formateur précisés sur devis. Besoins d'adaptation étudiés avant inscription avec Connect E-Form.

Financement
Financement possible selon votre situation, les critères du dispositif mobilisé et l’accord de l’organisme financeur. Contactez Connect E-Form pour étudier votre demande.

Cette formation est temporairement suspendue.

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Maîtriser les usages courants de la messagerie et du traitement de texte. Savoir décrire une tâche administrative ; une première utilisation de l’IA est recommandée.